Wie verantwoordelijk is

Okapi Works, eenmanszaak van Senne Bels, Voetboogstraat 8, 2000, Antwerpen, België, ondernemingsnummer BE 1018.236.318. Vragen over je gegevens: dpo@joinkeepr.com.

Voor je eigen account zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van je huurders ben jij dat, en verwerkt keepr ze in jouw opdracht (zie sectie 7).

1 · Welke gegevens we verzamelen

Verhuurder-account · e-mail, naam, telefoon, adres, btw-nummer, IBAN, taal, tijdzone. Optioneel logo en handtekening.

Pandenportefeuille · adressen, eenheden, oppervlakte, EPC, huurcontracten, bedragen, einddata.

Gegevens van huurders · naam, e-mail, telefoon, en alle documenten die de huurder zelf uploadt (loonbrief, ID-kopie, etc.).

Aanvragen · van prospects via je openbare aanmeldlink · bewaard tot je beslissing + 90 dagen daarna, dan automatisch verwijderd.

Communicatie · inkomende en uitgaande mails via keepr, met tijdstempels voor het audit-spoor (Vrederechter export).

Banktransacties · alleen wanneer je je bankrekening koppelt, via Tink (PSD2). Alleen lezen · we starten nooit betalingen.

Foto's voor plaatsbeschrijving · alleen ruimtes en oppervlakken, geen gezichten. Worden gegenereerd tijdens de rondgang.

2 · Waar we het bewaren

Je dossiers staan op servers in de EU. Een deel van de verwerking gebeurt buiten de EU, bij Vercel Blob, Anthropic (Claude), OpenRouter, Groq of OpenAI, Trigger.dev, Sentry en Google. Daar gelden standaardcontractbepalingen (SCC's, besluit 2021/914) of het EU-VS-gegevensprivacykader als waarborg. Onze subverwerkers:

Neon
Databank (PostgreSQL)
EU · Frankfurt
Vercel
Hosting, serverfuncties en snelheidsmetingen (Speed Insights)
Functies: EU · Frankfurt. Statische bestanden via een wereldwijd CDN
Vercel Blob
Opslag van video's van een rondgang
VS · SCC's en EU-VS-gegevensprivacykader
Bunny.net
Bestandsopslag (PDF's, foto's)
EU · Falkenstein (DE), geen replicatie
Resend
Automatische e-mails
EU · Ierland
Anthropic (Claude)
AI: documenten lezen, foto's sorteren, brieven opstellen
VS · SCC's · geen training
OpenRouter
Reserveroute naar Anthropic-modellen als Anthropic niet antwoordt
VS · SCC's · geen training
Groq of OpenAI
Spraak naar tekst bij een videorondgang (alleen als je er een opneemt)
VS · SCC's · geen training
Trigger.dev
Achtergrondtaken (herinneringen, PDF's maken)
VS · SCC's
Sentry
Foutmeldingen uit de app
VS · SCC's
PostHog
Productanalyse, alleen na jouw toestemming
EU · Frankfurt
Mollie
Betalingen en huurinning (alleen als je ze gebruikt)
EU · Nederland
Tink
Bankkoppeling via PSD2, alleen lezen (alleen als je je rekening koppelt)
EU · Zweden
Google
Aanmelden met Google, Gmail en Agenda (alleen als je ze koppelt)
VS/EU · SCC's (Google Data Processing Terms)

3 · Hoe lang we het bewaren

Actieve dossiers · zolang je een keepr-account hebt. Verwijder je je account, dan wissen we ze meteen. Uit onze back-ups verdwijnen ze binnen 30 dagen.

Mail-audit · 7 jaar na verwijdering, voor de controle van de facturatie volgens het Belgische btw-recht.

Demo-accounts · verdwijnen vanzelf, uiterlijk 24 uur na de start.

Aanvragen die niet doorgaan · 90 dagen na je beslissing, dan permanent verwijderd.

Ondertekende documenten · documenten die ook een andere partij ondertekende of aanleverde, bewaren we minstens 10 jaar: de plaatsbeschrijving, het huurcontract, de energieovername, het huurdersbond-dossier en elk document met een handtekening van iemand anders dan jij. Ze zijn ook bewijs voor die andere partij, dus ze blijven leesbaar via hun QR-link, met de identiteit van de ondertekenaars en het auditspoor. Brieven die alleen jij opstelt, zoals een indexatiebrief, een ingebrekestelling of een opzegbrief zonder handtekening van de huurder, verwijderen we samen met je account.

4 · Jouw rechten (GDPR)

Recht op inzage en overdraagbaarheid · download alle data als JSON via Settings → Account → Download mijn data. Geen aanvraagperiode.

Recht op verwijdering · op dezelfde plek, via de knop in de gevarenzone. Je account en je gegevens verdwijnen meteen, uit onze back-ups binnen 30 dagen. Staan er documenten in je account die ook een huurder ondertekende, dan kan je het niet zelf verwijderen. Mail hello@joinkeepr.com en we verwijderen alles behalve die documenten.

Recht op rectificatie · bewerk velden rechtstreeks in de app.

Klacht indienen · bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be) als je vindt dat we tekortschieten.

5 · Wat we NIET doen

We verkopen je gegevens nooit aan derden.

Geen training van AI-modellen op jouw data · contractueel uitgesloten met Anthropic.

Geen trackingcookies of marketingpixels op de app.

Geen profilering voor commercieel gebruik · alleen functioneel (bv. AI-screening op aanvragen die jij zelf bekijkt).

6 · Cookies en analyse

Bij je eerste bezoek vragen we je keuze voor drie categorieën:

Noodzakelijk: je aanmelding, je instellingen en de beveiliging van formulieren. Altijd aan, grondslag art. 6(1)(f) AVG.

Analytics: PostHog (EU, Frankfurt) en Vercel Analytics, inclusief schermopnames van je eigen gebruik. Helpt ons zien waar je vastloopt. Pas na jouw toestemming (art. 6(1)(a) AVG): zonder toestemming laden we de analysescripts niet en gaat er niets naar PostHog. Trek je je toestemming in, dan wissen we wat PostHog op je toestel bewaarde en stopt het meten. We bouwen geen profielen voor reclame.

Marketing: keepr gebruikt vandaag geen advertentiepixels. Ook «Accepteren» zet deze categorie niet aan. Komt er ooit zo'n pixel, dan vragen we het je eerst opnieuw.

Los daarvan meet Vercel Speed Insights hoe snel pagina's laden (laadtijden, type toestel, pagina). Het plaatst geen cookies en herkent je niet; grondslag art. 6(1)(f) AVG.

Beslissing wijzigen? Klik op «Privacy-instellingen» onderaan elke pagina, of verwijder de keepr-consent-cookie via je browser.

7 · Verwerkersovereenkomst (DPA · art. 28 GDPR)

Wanneer jij als verhuurder data van je huurders via keepr verwerkt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is keepr de verwerker. Onderstaande clausules vormen de standaard-DPA · van kracht zodra je een keepr-account aanmaakt:

Onderwerp en duur · keepr verwerkt persoonsgegevens van je huurders (naam, e-mail, telefoon, contractdocumenten) uitsluitend in opdracht van jou, gedurende de looptijd van je keepr-abonnement.

Aard en doel · digitale plaatsbeschrijving, huurcommunicatie, financiële opvolging, juridische export. Geen tweede doel.

Beveiliging · TLS tijdens transport, AES-256 bij opslag (Neon + Bunny). 2FA beschikbaar. Auditspoor bij elk ondertekend document.

Subverwerkers · zie sectie 2 hierboven (Neon · Vercel · Vercel Blob · Bunny.net · Resend · Anthropic (Claude) · OpenRouter · Groq of OpenAI · Trigger.dev · Sentry · PostHog · Mollie · Tink · Google). Een wijziging kondigen we 30 dagen vooraf aan; je hebt het recht te weigeren.

Subverwerkers buiten de EU · Vercel Blob, Anthropic (Claude), OpenRouter, Groq of OpenAI, Trigger.dev, Sentry en Google. Afgedekt met standaardcontractbepalingen (SCC's, besluit 2021/914) of het EU-VS-gegevensprivacykader.

Bijstand bij verzoeken over rechten · we leveren binnen 30 dagen een export of correctie voor elk verzoek van een huurder dat je doorstuurt.

Meldingen van datalekken · binnen 48 uur na vaststelling melden we het aan jou, zodat jij binnen de termijn van 72 uur uit art. 33 AVG aan de Gegevensbeschermingsautoriteit kan melden.

Auditrecht · jaarlijks een redelijke auditaanvraag (op eigen kosten), of acceptatie van onze ISO 27001/SOC 2 rapporten zodra die er zijn.

Teruggave en verwijdering · verwijder je je account, dan wissen we de gegevens van je huurders meteen, en uit onze back-ups binnen 30 dagen. Wat we moeten bijhouden blijft: documenten die een andere partij ondertekende of aanleverde (minstens 10 jaar, leesbaar via hun QR-link, met de identiteit van de ondertekenaars en het logboek) en het verzendlogboek van mails die voor de btw tellen (7 jaar). Brieven die alleen de verhuurder ondertekende, verwijderen we mee.

Voor zakelijke verhuurders (10+ eenheden) of agency-flows die een formele DPA met handtekening willen, mail dpo@joinkeepr.com.

8 · Datalekken

Bij een datalek laten we het je binnen 48 uur weten, met de omvang, de getroffen gegevens en wat we eraan doen. Waar de wet het vraagt, melden we het binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (art. 33 en 34 AVG).

Contact

DPO en beveiliging · dpo@joinkeepr.com.
Algemene ondersteuning · hello@joinkeepr.com.